Obowiązek informacyjny RODO

Klauzula informacyjna o Administratorze danych osobowych

VestiGo Maciej Łaczny

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest VestiGo Maciej Łaczny, ul. Wyzwolenia 6E, 43-180 Orzesze, NIP: 5492145088, REGON: 122869858.

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem: • listownie: VestiGo Maciej Łaczny, ul. Wyzwolenia 6E, 43-180 Orzesze, 

• pocztą elektroniczną: biuro@vestigo.com.pl.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
a) podjęcia działań przed zawarciem umowy ubezpieczenia, przygotowania i przedstawienia oferty, badania potrzeb klienta oraz doprowadzenia do zawarcia umowy ubezpieczenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
b) zawarcia i wykonywania umowy ubezpieczenia oraz obsługi posprzedażowej, w tym obsługi dokumentów, kontaktu z klientem, obsługi płatności, wznowień polis oraz kontynuacji ochrony – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c) wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego, cywilnego, przepisów o dystrybucji ubezpieczeń oraz przepisów regulujących rozpatrywanie reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa obrotu, wykazania wykonania obowiązków prawnych i organizacyjnych oraz archiwizacji wewnętrznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
e) kontaktu handlowego, przedstawiania nowych ofert ubezpieczeniowych, przypomnień o wznowieniu oraz komunikacji marketingowej za pośrednictwem wybranych kanałów kontaktu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli kontakt odbywa się w granicach prawnie uzasadnionego interesu Administratora i zgodnie z właściwymi przepisami szczególnymi.

4. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 

• dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL albo datę urodzenia; 

• dane kontaktowe, w tym numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny; 

• dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, w tym firmę, NIP i REGON; 

• dane dotyczące przedmiotu ubezpieczenia, w tym dane pojazdu, mienia lub innych ryzyk objętych wnioskiem lub polisą; 

• dane dotyczące oferty, polisy, składki, płatności, przebiegu pojazdu oraz historii kontaktu i obsługi sprawy.

5. Źródło danych

Co do zasady dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Pani/Pana. W niektórych przypadkach dane mogą zostać pozyskane także pośrednio, w szczególności od: 

• ubezpieczającego, współubezpieczonego, właściciela rzeczy lub pojazdu, użytkownika pojazdu albo pełnomocnika; 

• leasingodawcy, dealera, partnera handlowego, pracodawcy lub innego podmiotu współpracującego przy zawarciu lub obsłudze umowy; 

• zakładu ubezpieczeń, Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego albo innych podmiotów uprawnionych do przekazania danych zgodnie z prawem. 

W takim przypadku Administrator przetwarza dane niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia, wykonywania lub wznowienia umowy ubezpieczenia albo do realizacji obowiązków prawnych.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane: 

a) zakładom ubezpieczeń, z którymi współpracuje Administrator, w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty, zawarcia, wykonywania lub wznowienia umowy ubezpieczenia; 

b) Ubezpieczeniowemu Funduszowi Gwarancyjnemu oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa; 

c) operatorom pocztowym, kurierom, kancelariom prawnym, biuru rachunkowemu, dostawcom usług informatycznych oraz podmiotom wspierającym Administratora w bieżącej działalności; 

d) dostawcy systemu CRM Insly, wykorzystywanego przez Administratora do obsługi klientów, ofert, polis i dokumentów, oraz jego upoważnionym podwykonawcom zapewniającym utrzymanie systemu, infrastrukturę chmurową, generowanie dokumentów i inne usługi techniczne; 

e) dostawcy usługi wysyłki wiadomości SMS – SMSAPI – w zakresie niezbędnym do realizacji przypomnień i komunikacji SMS z klientem. Administrator przekazuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W związku z korzystaniem z systemu CRM Insly dane są przetwarzane w ramach infrastruktury zlokalizowanej na terenie Polski oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w ramach organizacji usług dostawcy systemu doszłoby do przetwarzania danych również w Wielkiej Brytanii, będzie się ono odbywało z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych dopuszczających takie przetwarzanie.

8. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane: 

a) w przypadku danych przetwarzanych wyłącznie w celu przygotowania oferty, jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy – przez okres do 3 lat od zakończenia procesu ofertowania albo od ostatniego kontaktu w sprawie oferty; 

b) w przypadku danych związanych z zawartą umową ubezpieczenia – przez okres obowiązywania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń związanych z umową; 

c) w przypadku danych wykorzystywanych do wznowień, przypomnień i kontaktu handlowego – do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody, utraty przydatności danych do tego celu albo upływu okresu wskazanego w lit. a lub b, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej; 

d) w przypadku dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, którego dokumentacja dotyczy; 

e) w przypadku reklamacji, skarg, postępowań i roszczeń – do czasu ich ostatecznego zakończenia oraz upływu właściwych terminów przedawnienia.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo: 

• dostępu do danych osobowych; 

• sprostowania danych; 

• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO; 

• ograniczenia przetwarzania; 

• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany; 

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora; 

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

10. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie wymaganym do przygotowania oferty, zawarcia albo obsługi umowy ubezpieczenia jest niezbędne do realizacji tych czynności. Niepodanie danych może uniemożliwić przygotowanie oferty, zawarcie umowy, jej wznowienie albo prawidłową obsługę sprawy.

12. Prawo wniesienia skargi

Pani/Pana dane osobowe nie są przez Administratora wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w rozumieniu RODO.

13. Informacja branżowa

VestiGo Maciej Łaczny wykonuje czynności agencyjne zgodnie z przepisami ustawy o dystrybucji ubezpieczeń. Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych należy odczytywać łącznie z informacjami przekazywanymi klientowi w toku procesu oferowania i zawierania umowy ubezpieczenia przez właściwy zakład ubezpieczeń, jeżeli w danym przypadku zakład ubezpieczeń występuje jako odrębny administrator danych osobowych.

VestiGo Maciej Łaczny – obowiązek informacyjny RODO